eAU – Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Einführung der eAU in Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Die Papiermeldung entfällt grundsätzlich.
Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf nur erfolgen, wenn Sie als Arbeitgeber zum Erhalt der Daten berechtigt sind. Eine Berechtigung zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung liegt dann vor, wenn
- die Beschäftigten zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei Ihnen beschäftigt sind und
- die Beschäftigten Ihnen die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer nach § 5 Abs. 1 EntgfG mitgeteilt haben.
Darüber hinaus müssen die Beschäftigten zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich krankenversichert sein. Der Abruf ist jeweils bei der Krankenkasse vorzunehmen, bei welcher zum anzufragenden Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit die Versicherung bestand.
Zu welchem Zeitpunkt dürfen die Daten abgefordert werden?
Ein Abruf der eAU ist nur dann sinnvoll, wenn die Beschäftigten zu diesem Zeitpunkt bereits verpflichtet sind, eine Arbeitsunfähigkeit nach § 5 Abs. 1a EntgfG durch die Ärztin oder den Arzt feststellen zu lassen und daher diese bereits der Krankenkasse von der Vertragsarztpraxis übermittelt werden konnte. Das bedeutet: Ist in Ihrem Unternehmen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit erst ab dem dritten Tag verpflichtend, erfolgt die Abfrage im Idealfall nicht vor dem 5. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Ist die ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bereits ab dem 1. Tag vorgesehen, können Sie die eAU ab dem 2. Tag der Arbeitsunfähigkeit abfragen. Mit dieser Vorgehensweise vermeiden Sie, dass aufgrund noch nicht vorliegender Arbeitsunfähigkeitsdaten eine ablehnende Mitteilung durch die Krankenkasse erfolgt.
Welche Daten werden beim Abruf geliefert?
Bei jeder Rückmeldung durch die Krankenkasse werden Ihnen als Arbeitgeber folgende Werte übermittelt:
- Name des Beschäftigten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Hinweis: Es werden also alle Daten übergeben, die sich bisher auch aus der Papierbescheinigung ergaben, mit Ausnahme der Angaben zum behandelnden Arzt.
Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?
Sie als Arbeitgeber senden den Krankenkassen die Anforderungen per gesicherter und verschlüsselter Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder systemuntersuchten Zeiterfassungssystemen. Setzen Sie kein systemgeprüftes Programm ein, können Sie die Meldungen an die Krankenkasse auch mittels elektronisch gestützter systemgeprüfter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln (z.B. SV-Meldeportal).
Bitte übermitteln Sie die Abfrage an die Krankenkasse ausschließlich im Datenaustauschverfahren. Auch die Rückmeldung der Krankenkasse kann nur hierüber erfolgen. Eine schriftliche oder telefonische Auskunft ist nicht möglich!
Webinar-Rückblick
Das verpflichtende Verfahren der eAU ist seit 1. Januar 2023 im Einsatz. In unserem Webinar Anfang Februar 2023 gab es für Sie alles Wissenswerte dazu. Die Inhalte haben wir für Sie kompakt zusammengefasst.